Lavoro Agile: organizzazione degli spazi e sicurezza dei dati

Una volta appurata la qualità degli impianti, è il momento di valutare la vivibilità complessiva dell'ambiente (o degli ambienti) destinati ad ospitare il vostro home office partendo da tre requisiti cruciali:

      -     una buona ventilazione che consenta un ricambio d'aria regolare e non permetta l'accumulo nella stanza della polvere, del fumo (se siete dei fumatori) e/o di tutte quelle sostanze generate dal normale utilizzo di dispositivi elettronici e/o di fotoriproduzione (es. l'ozono prodotto da alcune tipologie di stampanti);

      -     un'illuminazione naturale e diffusa che non generi abbagliamento né riflessi sugli schermi dei dispositivi elettronici, ma - anzi - consenta una visione rilassata, specie durante le pause dal lavoro a videoterminale;

      -     la possibilità di lavorare in un ambiente quieto, che agevoli la concentrazione e permetta - nel caso - di godere della giusta privacy nel corso delle riunioni in videoconferenza.

In quest'ottica, la predilezione per gli open-space viene via via soppiantata dalla scelta di abitazioni che permettano ad ogni inquilino di ritagliarsi uno spazio personale dove studiare, lavorare o giocare senza interferire con l'attività altrui: quando la pianta della casa non lo consente, ecco che si può fare un uso creativo dell'arredamento (es. librerie, tende, pannelli scorrevoli ecc.) per ricreare zone dedicate alle esigenze di ciascuno, fatto salvo l'impiego di apposite cuffie (o auricolari) a cancellazione di rumore che aiutino a gestire in modo discreto i suoni emessi dai vari dispositivi.

Se, fino ad oggi, i concetti di casa e di arredamento erano improntati al relax e al gusto individuale, l'ingresso della dimensione lavorativa tra le mura domestiche impone alcuni criteri di ergonomia e di gestione efficace degli spazi: la poltroncina elegante e tanto originale che si presta benissimo ad una cena fra amici può non rivelarsi altrettanto comoda nell'arco di otto ore di lavoro, motivo per cui il vostro home office dovrà essere allestito in funzione di alcuni aspetti prioritari. Di seguito, ecco alcuni requisiti minimi d'ordine pratico:

      -     un'area complessiva non inferiore ai 6 metri quadri, in una zona della casa che non sia di passaggio (è importante sia per lavorare tranquilli sia per evitare di essere disturbati dal viavai durante le riunioni in videoconferenza);

      -     un piano di lavoro sgombro e non riflettente (almeno 120x80 cm), facile da pulire e da riordinare;

      -     almeno una sedia ergonomica con supporto lombare, realizzata in tessuto traspirante;

      -     nessuna vicinanza a fonti d'interferenza elettrica (es. forno a microonde), oppure a fonti di calore diretto (es. radiatori, termoarredi) che potrebbero danneggiare i dispositivi.

Nonostante una certa visione romantica dello smart working propenda per la scelta di spazi di lavoro all'aperto (es. a bordo piscina, sotto al patio ecc.), tenete conto che raramente si tratta di soluzioni comode nell'arco dell'intera giornata, anche per il fatto che la maggior parte dei dispositivi sono progettati per un utilizzo al coperto (salsedine, sabbia e aghi di pino sono nemici dell'elettronica, purtroppo, senza considerare il pericolo di scoppio delle batterie al litio se lasciate surriscaldare al sole).

Come molti di noi già sanno, lo smart working richiede impegno per imparare un nuovo modo di lavorare, ma - soprattutto - impone di prendere atto di responsabilità altrettanto nuove, come la necessità di proteggere i dati che in precedenza erano conservati unicamente sui dispositivi aziendali in sede e che adesso, molto spesso, sono mescolati ad altre informazioni di tipo personale, eventualmente fruibili da tutta la famiglia.

Se consideriamo che tra i settori d'impresa che maggiormente ricorrono al lavoro agile figurano le banche, gli istituti finanziari ed altre realtà che trattano, ogni giorno, dati sensibili, ecco che possiamo guardare con altri occhi alla mole di indirizzi e-mail, codici, listini e report condivisi coi colleghi e gestiti, talvolta, attraverso i nostri stessi dispositivi privati.

Ciò impone una maggior prudenza, specie nel caso in cui altre persone (es. personale di servizio, corrieri, operai ecc.) abbiano normale accesso alla vostra abitazione, in quanto una percentuale dei furti e delle violazioni informatiche denunciate ogni anno è messa in atto da estranei che hanno accesso fisico ad attrezzature lasciate incustodite (si tratta dei cosiddetti "evil maid attacks").

In quest'ottica, è ragionevole organizzare il proprio home office prevedendo uno spazio apposito dove riporre i dispositivi di lavoro, le memoria di massa (es. chiavette e hard-drive USB) e i documenti riservati: per iniziare, una cassettiera o un armadio dotati di serratura possono risolvere efficacemente la questione, specie quando dovete assentarvi da casa.

Ampliando ulteriormente la prospettiva (e anche in base al valore delle attrezzature presenti nel vostro ufficio domestico), invece, è possibile pensare di rivolgersi ad aziende specializzate per l'installazione di impianti d'allarme e sorveglianza, a tutela della vostra abitazione anche da remoto.

Il passo successivo rispetto a quanto si è detto sin ora, è rappresentato da una progressiva integrazione di sistemi digitali all'interno della casa stessa, con l'intento di connettere sia le apparecchiature che gli impianti: la domotica (IoT), quindi, si prospetta come uno strumento utile al lavoratore agile per snellire i tempi dedicati alle normali incombenze domestiche, massimizzando invece il comfort abitativo e la produttività.

Se anche questo approccio richiede un certo impegno, a partire dalla scelta delle giuste tecnologie e dei loro metodi di gestione, è pur vero che il risultato ripaga in termini di qualità di vita e - sul lungo periodo - di razionalizzazione delle risorse. È il caso, ed esempio, dei sofisticati sistemi domotici che bilanciano i consumi grazie alla connessione programmata tra illuminazione, climatizzazione, ventilazione e irrigazione (di giardini o balconi).

E in futuro?

Quale che sia l'esito futuro di questa emergenza sanitaria (o di altre eccezionali calamità di entità comparabile), è innegabile che il mercato del lavoro sta cambiando e che lo smart working è una delle direttrici su cui anche le grandi multinazionali (si pensi a colossi come Google) puntano per favorire l'evolversi di una diversa cultura aziendale.

Mai come adesso, quindi, è importante prendere atto del cambiamento a partire da un nuovo modo di interpretare la separazione tra vita pubblica e dimensione privata: tutto ciò si riflette sulla scelta di quello che per molti di noi è un valore fondativo della nostra identità, ossia la scelta della casa (e delle sue caratteristiche in funzione dello stile di vita che ci è caro).

In tutto ciò, e mai come prima, è cruciale far affidamento su figure professionali esperte, in grado di portare alla luce criticità e benefici in maniera oggettiva, consigliandoci per il meglio.